Кадровый учет — это учет движения сотрудников организации (или ИП), связанный с документальным оформлением приема, перемещения, увольнения сотрудника, оформлением трудовых отношений с работниками, организации труда работников. Это потенциально активная и подготовленная часть персонала организации, способная замещать вышестоящие должности, а также часть персонала, проходящая планомерную подготовку для занятия рабочих мест более высокой квалификации.
При оформлении сотрудников в штат производятся следующие манипуляции:
- ведение карточки сотрудника в формате Т-2,
- учет и документальное оформление движения кадров (прием, перемещения, увольнения, отсутствия), печать приказов в соответствии с ГОСТ
- групповой прием и перемещения сотрудников с оформлением и печатью всей документации
- учет и хранение служебной информации (подразделение, должность, количество занимаемых ставок, служебные телефоны и т.д.)
- учет отпусков и контроль фактического использования отпусков, составление отчетов по выполнению графиков отпусков
- персонифицированный учет для ПФР
- воинский учет
Кадровый учет в целях управления
- ведение личных историй (личных дел) с хранением всей информации, полезной компании (обучения, поощрения, дипломы и пр.)
- возможность прикрепления и хранение файлов по сотруднику
- формирование отчетности по кадровому составу ( состав кадров, текучесть кадров и т.п) настройка объема и подробности выводимых сведений под задачи руководства, представление информации в графическом виде.
Перечень документов кадрового делопроизводства по функциональному назначению
- Организационно — правовая документация по кадровому делопроизводству:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение об оплате труда и стимулирующих выплатах
- положение о структурном подразделении;
- положение о защите персональных данных работников;
- график отпусков;
- должностные инструкции.
2. Персональная документация :
- трудовая книжка;
- личное дело;
- личная карточка работника.
3. Договорная документация
- коллективный договор (соглашение);
- трудовой договор
4. Распорядительная документация
- приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация
- учетные формы (книги, журналы и др. ) кадровой документации;
- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом